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Cómo superar con éxito una auditoría

Cinco cosas que todo Responsable de Calidad debe saber

Calendario de Transición ISO 9001:2015Has decidido certificar su gestión ambiental o de calidad y se ha puesto en contacto con un organismo externo para que lleve a cabo una auditoría independiente. ¿Qué puede hacer ahora para maximizar sus posibilidades de éxito? Un auditor experimentado de Bureau Veritas, el organismo independiente líder en certificación, ofrece sus consejos sobre cómo preparar su auditoría.
 
1) NO ORGANICES UNA AUDITORÍA EXTERNA HASTA QUE TU SISTEMA DE GESTIÓN SE HALLE SÓLIDAMENTE ESTABLECIDO
Lo primero que intentará confirmar un auditor externo es que existe un sistema de gestión plenamente operativo —no un plan meramente teórico. Para que se considere «plenamente operativo», un plan de gestión debe llevar implantado el tiempo suficiente como para que los empleados y directores conozcan sus funciones y responsabilidades y las incorporen a sus tareas diarias. Este periodo puede abarcar desde solo dos semanas, en el caso de las pequeñas empresas cuyos empleados intervienen activamente en la gestión de las operaciones, hasta seis meses, si se trata de una empresa de gran tamaño. Una vez que el plan de gestión se incorpora a la actividad diaria de su empresa, es hora de llamar a los auditores. Estos llevarán a cabo una evaluación e identificarán puntos de mejora como parte del proceso de certificación. Para facilitar este proceso, Bureau Veritas, en breve, lanzará las Auditorías de Certificación en línea para la ISO 9001:2015 y la ISO 14001:2015, que estarán disponibles en la plataforma de comercio electrónico LEAD. Este innovador servicio se suma a las actividades formativas a distancia y las herramientas de autoevaluación destinadas a todas las empresas que quieren iniciar la transición hacia las nuevas versiones de las normas ISO.

Beneficios ISO 9001:20152) ASEGÚRATE DE ENTENDER EL PROCESO DE AUDITORÍA Y DE TENER PREPARADA LA DOCUMENTACIÓN
En Bureau Veritas, adoptamos un enfoque de dos fases cuando una empresa se somete a su primera auditoría. La primera fase consiste en una visita cuyo propósito es verificar que la empresa está preparada para la auditoría: que el sistema de gestión se halla plenamente operativo y que la empresa dispone de la documentación necesaria para que nuestros auditores puedan llevar a cabo su trabajo. Suponiendo que la empresa supera esta primera fase, la segunda comprenderá una revisión a fondo de la documentación, una visita a las oficinas y entrevistas a los directores y empleados. Ello significa que su documentación deberá estar en regla para nuestra primera visita: el Manual de Calidad (o Manual del Sistema de Gestión Ambiental para la certificación ISO 14001), los objetivos y políticas de la empresa, y cualquier sistema que se utilice para detectar no conformidades y tramitar quejas relacionadas con la calidad.

3) ASEGÚRATE DE QUE LOS DIRECTORES DE LA EMPRESA COLABORAN…
Un concepto clave en las nuevas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 es el liderazgo: la alta dirección debe mostrar un compromiso por garantizar la calidad de forma palpable. Por ello, una parte importante de nuestra auditoría son las entrevistas a los altos directivos. Verificamos que los directores de la empresa se hallan familiarizados con el sistema de gestión de la calidad y conocen cuál es su función para que dicho sistema se implemente. Así pues, una de las claves a la hora de prepararse para su auditoría es facilitar la información correcta a sus altos directivos, y velar por que estos colaboren y estén disponibles para responder a las preguntas del auditor.

4)... Y DE QUE TUS EMPLEADOS CONOCEN SUS FUNCIONES
Su alta dirección «controla» su sistema de gestión de calidad, pero cada empleado desempeña una función a la hora de implementarlo. Para un auditor, el indicio más claro de que una empresa cuenta con un sistema de gestión de calidad altamente eficaz es que su empleado de menor rango se halla al tanto de la política y los procedimientos que se aplican a su puesto. Esto no se puede conseguir de la noche a la mañana: se requieren meses de comunicación y formación. Según los auditores, cuando entrevistan al personal pueden percibir de inmediato las ventajas que conlleva este tipo de implicación por parte de los empleados.

5) ¡RELÁJATE! LA CERTIFICACIÓN NO ES UN FIN EN SÍ MISMO: EXISTE PARA AYUDARTE A MEJORAR
Los auditores no buscan la perfección. Lo que harán será verificar que cuenta con un sistema de gestión ambiental o de calidad idóneo para su empresa, que el sistema está implementado y lo utiliza para mejorar continuamente. En lugar de preocuparse por las conclusiones a las que pueda llegar su auditor, aproveche sus sabios consejos sobre no conformidades y formas de mejorar. Así potenciará el desempeño de su empresa y recalcará a su alta dirección las ventajas del enfoque proactivo en torno a la gestión ambiental y de la calidad por su parte.

 

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